Zo gaan we met je gegevens om

Wie zijn we

Dierenkliniek Zorg, bonistraat 10, 1094 se Amsterdam. Vragen over je gegevens? Mail naar info@dierenkliniekzorg.nl of bel 0203693101.

Het dossier van je dier

Als dierenarts zijn we verplicht een medisch dossier bij te houden: wat we zagen, deden en afspraken, entingen, gewicht, medicatie, labuitslagen, en foto's of röntgenbeelden als die nodig zijn. Daar hangen je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres aan, zodat we je kunnen bereiken en de factuur op naam kunnen zetten. Dit dossier bewaren we zolang je dier bij ons onder behandeling is en daarna nog zoals de beroepsregels voor dierenartsen voorschrijven. Je mag het altijd inzien en opvragen; via Mijn account zie je het zelf. Een document zoals een labuitslag of foto staat daar zodra de arts het met je deelt (meestal nadat hij het met je heeft besproken); vraag je om het hele dossier, dan krijg je het van ons als PDF.

Een afspraak maken

Bij het boeken vragen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer en wat er met je dier speelt. Dat gebruiken we voor de afspraak zelf, de bevestiging en de herinnering, en om je te bellen als er iets verschuift. Vul je de intake in, dan leest de arts die vóór je komt; hij hoort bij het dossier. Zet je jezelf op de wachtlijst, dan bewaren we je gegevens tot de periode voorbij is of tot je je afmeldt.

Je account

Een account is niet verplicht om te boeken. Maak je er een, dan zie je je afspraken, je dieren en het dossier terug en kun je zelf verzetten of annuleren. Je wachtwoord bewaren we alleen als een onleesbare hash; bij het inloggen vragen we een tweede stap (een code uit een app of per mail). Je kunt je account op elk moment zelf verwijderen bij Mijn gegevens, of door een mail te sturen naar info@dierenkliniekzorg.nl. Je account gaat dan meteen dicht en je krijgt een bevestiging per mail; bedenk je je, dan log je binnen 30 dagen gewoon weer in. Daarna worden je persoonsgegevens geanonimiseerd. Het medisch dossier van je dier en de facturen blijven bestaan zo lang als we ze moeten bewaren. Een reservekopie van vóór het wissen gebruiken we niet; reservekopieën worden na hooguit 30 dagen overschreven, en zetten we er ooit een terug, dan wissen we je gegevens meteen opnieuw. Je kunt daar ook al je gegevens downloaden.

De Zorg-assistent

De Zorg-assistent — de chat, de triage bij het boeken, de kostenindicatie, de intake-samenvatting, de uitleg in gewone taal en het zorgplan — is een hulpmiddel van de kliniek dat gebruikmaakt van kunstmatige intelligentie. Hij geeft uitleg en advies, maar hij is geen dierenarts en ziet je dier niet; wat voor jouw dier nodig is bepaalt de arts, en bij twijfel bel je ons altijd. Wat je aan de assistent vertelt gaat naar onze AI-partner Mistral (een bedrijf uit Frankrijk), verwerkt in de Europese Unie, alleen om het antwoord te maken; die partner gebruikt het niet om zijn modellen te trainen. Ook de AI-hulp van de kliniek in het beheer (het consultverslag uit een dictaat, de uitleg bij het dossier en de voorbereiding van de dag) werkt met deze partner; daarbij gaan gegevens uit het dossier van je dier mee, alleen om die tekst te maken. De opname van een dictaat zet Soniox (een bedrijf uit de Verenigde Staten), verwerkt in de EU-regio, om in tekst; wij bewaren die opname niet. Antwoorden die bij een afspraak of het dossier horen (triage, intake, zorgplan, uitleg) bewaren we dáár; losse chatgesprekken bewaren we niet.

Betalen

Betaal je online, dan loopt de betaling via onze betaaldienst Stripe. Je bank- of kaartgegevens komen nooit bij ons terecht; wij krijgen alleen te horen dát er is betaald en bewaren de factuur. Aan de balie betaal je contant, met pin of via een QR-code op je eigen telefoon; we werken niet op rekening.

Bellen met de digitale telefonist

Neemt onze digitale telefonist op, dan zegt hij dat aan het begin van het gesprek. Voor het verstaan en de stem werken we met Soniox, een bedrijf uit de Verenigde Staten dat het gesprek voor ons in de EU-regio verwerkt. Het gesprek wordt door onze telefonie-partij omgezet in tekst en, als u een afspraak maakt, een product aanvraagt (een herhaalrecept, voer of een artikel) of wilt worden teruggebeld, samen met uw naam en telefoonnummer bij ons bewaard zodat de balie het kan oppakken. Het transcript bewaren we 90 dagen. Bij een spoedsignaal verbindt de telefonist u door met het spoednummer; hij stelt geen diagnose.

Alleen als u dat zelf heeft aangezet in Mijn account (of aan de balie heeft gevraagd), kan de digitale telefonist u ook bellen: om een afspraak te bevestigen, na een gemiste afspraak, of de dag na een ingreep om te vragen hoe het gaat. Hij noemt de reden pas nadat u heeft bevestigd wie u bent, en geeft geen medisch advies; bij zorgen belt een dierenarts u terug. Uitzetten kan altijd, op dezelfde plek.

Mails en meldingen

Je krijgt van ons mails die bij je afspraak horen: de bevestiging, de herinnering, de factuur, een vraag om een review na het bezoek, en een seintje als een enting of controle eraan komt. De maandelijkse nieuwsmail krijg je alleen als je daar zelf voor kiest; afmelden kan met één klik onderaan elke mail. Meldingen op je telefoon zet je zelf aan en uit bij Meldingen.

Cookies

Deze site gebruikt alleen cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven en om formulieren tegen misbruik te beschermen. Geen tracking, geen advertenties, geen cookies van anderen — daarom ook geen cookiebalk. De kaart op de contactpagina komt van Google en laadt pas als je hem ziet.

Bewaartermijnen

Het medisch dossier: zolang de beroepsregels dat vragen. Facturen: minstens 7 jaar (Belastingdienst). Technische logboeken van de site: 90 dagen; de logboeken van de server: hooguit 14 dagen, en daarna nog tot 30 dagen in de reservekopieën; het mail-logboek: 180 dagen; meldingen in je account: 180 dagen; een inactieve inlogsessie: 90 dagen. Een wachtlijst-inschrijving: tot de periode voorbij is, daarna nog 365 dagen. Een terugbelverzoek: 180 dagen; een productaanvraag: 180 dagen; een beltaak van de telefonist: 180 dagen — gerekend vanaf het afhandelen, of vanaf het begin als het nooit is opgepakt. Een account dat je aanmaakt maar niet bevestigt: na 7 dagen vervalt het wachtwoord. Een review blijft staan, anoniem zodra je account weg is; wil je hem helemaal weg, mail ons dan.

Met wie we delen

We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We delen alleen wat technisch nodig is: onze hosting (netcup, in Wenen), de mailserver en de reservekopieën (Strato, in Duitsland), de betaaldienst bij online betalen (Stripe) en de AI-partner voor de Zorg-assistent en de AI-hulp in het beheer (Mistral, verwerking in de Europese Unie), en voor de digitale telefonist Soniox (het verstaan en de stem; een bedrijf uit de Verenigde Staten, verwerking in de EU-regio). Meer over hoe we je gegevens beschermen lees je op Veiligheid en privacy. Verwijs je door naar een specialist, dan sturen we het dossier van je dier alleen met jouw toestemming.

Je rechten

Je mag altijd vragen welke gegevens we van je hebben, ze laten aanpassen of verwijderen, en ze meenemen. Eén mail naar info@dierenkliniekzorg.nl is genoeg; met een account regel je het meeste zelf. Kom je er met ons niet uit, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Zie ook onze algemene voorwaarden.